情報を構造化してわかりやすくする

2000年8月17日

以前から気になっていたのですが、情報の論理構造を重視して情報をグルーピングしたり、構成していくというトレーニングを行う場が世の中に少ないように思えます（情報構造を理解して書くという技術は物事の本質を考える習慣に直結するでしょうから、本来こうしたトレーニングは学校教育で行われてしかるべきと考えています）。

今回は「文書自体の目的やターゲットユーザーを明確にする」とか「本質的な情報と付加的な情報を見分ける」といったレベルの作業を無視して、情報の構造を重視して情報をわかりやすく構造化するにはどうすれば良いか、ということに絞って考えていきたいと思います。

理解できないのはなぜ？

様々な場所でいろいろな文書を見る機会が皆様にもあるかと思いますが、一体何を言いたいのかさっぱり理解できない文章を見かけることも多くありませんか？では、なぜ「さっぱり訳が分からない」のでしょうか？原因としては、以下のような理由が考えられます。

対象や用語が専門的すぎる
「内容が高度に専門的なものであるため、その分野の素人にはさっぱりわからない」といった例です。学術論文ではよくありがちですね。文章自体の構成はわかりやすいのだけれども、鍵となる言葉の意味がわからないため、全体の意味が正しく把握できない、というケースも考えられます。
文章の体をなしていない
日本語としておかしい文章というか、そもそも個々の文章がほとんど意味をなしていないような状態です。日本語として成立していないような状態ですから、「もう1度国語の勉強をやり直してください」としか言いようがありません（苦笑）。
論理構成が無茶苦茶
個々の文章の意味は分かるけれども、論理構成や順序が無茶苦茶なため、結局何を言いたいのかさっぱりわからない、という状態です。

情報の関係を整理してみよう

理解できない文章の原因として3つの問題をあげてみましたが、一般的に見られるわかりにくい文章の原因としては、最後の問題（論理構成が無茶苦茶）が一番多いのではないかと思います。個々の文章自体の意味は取れるんだけれど、結局何を言いたいわけ？という報告書や提案書、マニュアルなどは、こうした問題を抱えていることが多いのではないかと思います。

こうした場合では、いわゆる表現技法の勉強をしてもどうしようもありません。個々の文章ではなく、文書全体をまとめるための考えかたや構成法に問題があるため、付け焼き刃的な対策ではどうしようもないのです。

ではこうした考えかたを身につけるには、一体どういう点に注意する必要があるのでしょうか。当研究所としては、文書に含まれる様々な情報の相互関係を、文章を起こす前に明確にすることを提唱したいと思います。情報の相互関係として想定しているのは、以下の4種類です。

並列
同じ重みを持った複数の情報が、並列に存在する場合です。情報の提示順序に特に制約がなく、それぞれの情報は対等の重みで存在しています。
例：「相模原市にある鉄道の駅名を教えてください」「相模原、古淵、淵野辺、橋本、相模大野、小田急相模原です」
順列
個々の情報の提供順序が規定されている場合です。順序が規定されているということは、それぞれの情報の提示順序を誤ると、文書として伝達の目的を達成できないということを意味します。
例：マニュアルの操作説明文などは、すべてこの場合に当てはまります。
分岐
条件によって、必要となる情報が異なってくる場合です。通常は複数の分岐条件が存在することが多いため、上記の並列に近い関係を取ることになります。
例：「パソコンを購入したいんだけれど、どれがいいと思う？」「デザインを重視するなら～だし、価格を重視するなら～になるよね」
因果
それぞれの情報が、原因→結果という因果律で結びついている場合です。
例：マニュアルの操作説明文中の操作文→結果文、故障診断の症状→原因→対策といった情報の分類構造

もちろん上記の4種類の関係は情報の相互関係だけに着目したものであって、文書全体をわかりやすくするには他の要素もいろいろと介在してきます。
しかし、文書に盛り込む情報相互の関係を明確にしておくことで、情報の構造化やグルーピングといった文書の作成準備が容易になります。ちょっとした文書の作成だけでなく、大きな文書の構成案を考えるに際しても、このような分類のしかたは参考になるはずです。

整理した情報を構造化してみよう

文書に盛り込む（盛り込まねばならない）個々の情報の関係を明確にしたら、次にそれぞれの情報を構造化します。個々の情報が前述の4種類の関係で分類できても、文章と文章の関係や、それぞれも見出し間の関係などでは、多くの相互関係が複合したものとなります。例えば、マニュアルの操作説明文という情報のブロックには、説明文の流れ（順列）と操作／結果文（因果）という関係の種類が含まれています。多くの場合では、「～するときは」というように、分岐の情報が含まれていることも多いでしょう。

したがって、個々の情報の相互関係を明確にしたあとは、相互関係で結びついた情報を構造化するという作業が必要となります。構造化というと難しいことのように聞こえますが、要するに関係のある情報をブロック化して、情報の親子関係を明確にするようなものです。

この辺の話はマニュアルの情報構造を例に取るとわかりやすいので、マニュアルを例として説明してみましょう。

個々の操作とその結果、という情報があり、これらは因果の関係を持っています。これをブロックAとします。
それぞれの操作文と結果文（ブロックA）は特定の順序で配置される必要があり、順列の関係を持っています。（ブロックB）
ひとくくりの操作文（ブロックB）は、ユーザーの要求やシステムの要求といった条件によって、分岐した形で関係することになります。（ブロックC）
1つのマニュアル全体は、ブロックCや、複数のブロックCを含むさらに大きな情報ブロックによって構成されます。

これは簡略化した多少極端な例ですが、こうして情報の最小単位から大きな単位まで、情報の構造ができあがります。

視覚表現によって構造を可視化する

さて、これらの4種類の関係で情報を分類できれば、あとはそれぞれの情報に適した見せかた／表現のしかたを工夫する必要があります。せっかく情報を構造化できても、その構造を読み手にうまく伝達できないようでは、効果は半減です。

それぞれの情報をうまく伝達するためには、次のような工夫が有効なのではないかと思います。

並列
それぞれの情報が同じ重みを持っていることを示すためには、番号を付けずに列挙するのが適切です。文書中にずらずらと列挙して並べるのではなく、（まさにこのテキストのように）●を使って項目をひとつひとつ提示するべきです。もちろんいちいちそうしているとスペースがいくらあっても足りなくなるため、必要に応じて文章に入れ込むといった工夫も必要となります。それでも並列の情報自体に付随する情報（つまり子要素）を含む場合は、文章中に併記するのは避けた方が無難でしょう。
大きな情報のブロック自体が並列関係にあるときは、そのまま見出しとして、同じ階層に並列に配置します。
順列
情報の優先順位を明確にするため、番号をつけることを強く推奨します。2段だけのステップであれば「～してから、～する」のように一つにまとめてしまうこともできますが、「まず～してから～し、続いて～、最後に～」という表現を採用するのは適切ではありません。順序を伴う情報はそれぞれの情報を独立させて、順列であることを読み手に意識させる表現手法を取るべきでしょう。
大きな情報のブロック自体が順列関係にあるときは、「準備1：」のように見出しに順序を示す工夫も効果的です。
分岐
中心となるのは「どのような条件によって分岐が起こるのか」というような情報ですから、条件を中心に表現する工夫が必要になります。分岐するときの情報ブロックに対して、「～の場合」というように具体的な分岐条件がわかるような見出しを付けるべきです。
因果
それぞれの情報が、原因→結果という関係をもっていることを明確に表現することが重要です。矢印を使ったイラストで因果関係を視覚化する、といった工夫も効果的です。

いかがでしたか？細かい表現にこだわるのも結構ですが、やはりそれ以前に基本となる情報構造について意識する習慣を身につけるべきでしょう。

理解している人は理解しているのですが、実はこの辺の文書構造というテーマは、HTMLですでにおなじみなんですよね。OL要素は順列ですし、UL要素は並列を意味します。本来HTMLは文書構造を重視してテキストを記述するためのものなので、当然といえば当然なのですが。

また、実際問題として文書を一括して自動処理するような場面が増えてくると、情報の構造を重視した文書構成が重要になります。データベースパブリッシングやCMS（コンテンツマネジメントシステム）の現場で元データの記述方法の重要性が叫ばれていることと、問題の根は全く同じです。蓄積した文書（知識）を有効活用するのもナレッジ・マネジメントの一環ですから、今後はこうしたスキルが一般の文書作成にも求められるようになってくるのかもしれませんね。